தமிழ்நாடு அரசு
பொது நூலக இயக்ககம்
Special Library Book Procurement
புதியதாக தொடங்கப்படவுள்ள சிறப்பு நூலகங்களுக்கு
நூல்கள் வழங்க விண்ணப்பங்கள் வரவேற்கப்படுகின்றன
நூல்களை வழங்குவதற்கான வழிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள்
புதியதாக தொடங்கப்படவுள்ள சிறப்பு நூலகங்களுக்கான நூல்களை வழங்குவதற்கான வழிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள்
பதிப்பாளர்கள் மற்றும் விநியோகஸ்தர்கள் சிறப்பு நூலகங்களுக்கான புத்தக கொள்முதலுக்கான புத்தகப் பட்டியல்கள் மற்றும் மாதிரிப் பிரதிகளைச் சமர்ப்பிப்பதை இந்த விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள் நிர்வகிக்கின்றன. சமர்ப்பிப்பது என்பது இதில் உள்ள அனைத்து நிபந்தனைகளையும் முழுமையாக ஏற்றுக்கொள்வதைக் குறிக்கிறது.
பகுதி A: இணையவழி பதிவேற்றம் மற்றும் ஆவணங்கள் (கட்டாயம்)
- பதிவேற்றம் செய்தல் : அனைத்து புத்தகப் பட்டியல்களும் ஆதரவு ஆவணங்களும் பொது நூலக இயக்ககத்தினால் வழங்கப்பட்ட அதிகாரப்பூர்வ Google படிவம் (Google Form) மூலம் மட்டுமே சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும். முழுமையற்ற சமர்ப்பிப்புகள் அல்லது இந்த படிவத்திற்கு வெளியே சமர்ப்பிக்கப்படுபவை நிராகரிக்கப்படும்.
- நிறுவன அடையாள விவரங்கள் (வரிசை 1 - 4): சமர்ப்பிக்கும் நிறுவனம் நிறுவனத்தின் பெயர் (வரிசை 1), நிறுவனத்தின் தன்மை (வரிசை 2) (பதிப்பாளர், விநியோகஸ்தர் அல்லது இரண்டும்), முகவரி (வரிசை 3) மற்றும் தொடர்பு எண் (வரிசை 4) ஆகியவற்றைத் துல்லியமாக வழங்க வேண்டும். நட்சத்திரக்குறி (*) குறிக்கப்பட்ட அனைத்துப் தகவல்களும் கட்டாயமாகப் பூர்த்தி செய்யப்பட வேண்டும்.
- சுய உறுதிமொழி (வரிசை 11 - கட்டாயம்): நிறுவனம் Google படிவத்தில் வழங்கப்பட்ட சுய உறுதிமொழி ஆவணத்தைப் (Self Declaration Document) பதிவிறக்கம் செய்து, அது அங்கீகரிக்கப்பட்ட பிரதிநிதியால் கையொப்பமிடப்பட்டு, பதிப்பாளர்/நிறுவனத்தின் முத்திரை பதிக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதிசெய்து, பின்னர் அதை ஒற்றை PDF கோப்பாக பதிவேற்ற வேண்டும்.
- வரி சார்ந்த ஆவணம் (வரிசை 5 - கட்டாயம்): GST பதிவுச் சான்றிதழ் அல்லது PAN அட்டையின் தெளிவான நகல் சரிபார்ப்புக்காக ஒற்றை PDF கோப்பாக பதிவேற்றப்பட வேண்டும்.
- கோப்பு பெயரிடல் முறை (வரிசை 5 & 12): கோப்பு கண்டிப்பாக PublisherName_PAN அல்லது PublisherName_GST (உதாரணமாக, bosspublication_PAN அல்லது bosspublication_GST) என்று பெயரிடப்பட வேண்டும்.
- வங்கி கணக்கு விவரங்கள் (வரிசை 12 - கட்டாயம்): எதிர்கால மின்னணு நிதிப் பரிமாற்றத்திற்காக (EFT), வங்கி கணக்கு புத்தகத்தின் முதல் பக்கத்தின் தெளிவான நகல் ஒற்றை PDF கோப்பாக பதிவேற்றப்பட வேண்டும். நிபந்தனை 4-ல் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள கோப்பு பெயரிடல் விதியைப் பின்பற்ற வேண்டும்.
பகுதி B: புத்தக பட்டியல் சமர்ப்பிப்பு தேவைகள்
- பட்டியல் வடிவமைப்பு: ஆங்கிலம் மற்றும் தமிழ் ஆகிய இரு மொழிகளுக்கான புத்தகப் பட்டியல்களும் Google படிவத்திலிருந்து பதிவிறக்கம் செய்யப்பட்ட அந்தந்த Excel வடிவமைப்பு (Format) வார்ப்புருவைப் பயன்படுத்தி மட்டுமே சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும்.
- பட்டியல் உள்ளடக்கம்: பதிவிறக்கம் செய்யப்பட்ட Excel வார்ப்புருவில் உள்ள அனைத்து 12 நிரல்களும் (column) ஒவ்வொரு தலைப்பிற்கும் துல்லியமாகவும் முழுமையாகவும் நிரப்பப்பட வேண்டும்.
- வடிவமைத்தல் தரநிலை: Excel தாளில் உள்ள அனைத்து உள்ளீடுகளும் கண்டிப்பாக தமிழில் ஒருங்குறி எழுத்துருவிலும் (Unicode Font), ஆங்கிலத்தில் Arial எழுத்துருவிலும் (Font) மற்றும் 12 புள்ளிகள் (Font Size 12) அளவிலும் இருக்க வேண்டும். இந்த வடிவத்தைப் பின்பற்றத் தவறினால் பட்டியல் நிராகரிக்கப்படலாம்.
- ஆங்கிலம்/தமிழ் பட்டியல் பதிவேற்றம் (வரிசை 6 & 7): பூர்த்தி செய்யப்பட்ட புத்தகப் பட்டியல்கள் தனித்தனி Excel வடிவமைப்பு கோப்புகளாக (.xls அல்லது .xlsx) பதிவேற்றப்பட வேண்டும்.
- கோப்பு பெயரிடல்: கோப்புகள் கண்டிப்பாக publishername_Englishbooks மற்றும் publishername_Tamilbooks என்று பெயரிடப்பட வேண்டும் (உதாரணமாக, bosspublication_Englishbooks.xls).
- தலைப்பு எண்ணிக்கை (வரிசை 8, 9, 10 - கட்டாயம்): நிறுவனம் தமிழில் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட மொத்த தலைப்புகளின் எண்ணிக்கை (வரிசை 8), ஆங்கிலத்தில் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட மொத்த தலைப்புகளின் எண்ணிக்கை (வரிசை 9), மற்றும் மொத்த தலைப்புகளின் ஒட்டுமொத்த எண்ணிக்கை (வரிசை 10) ஆகியவற்றைத் துல்லியமாக உள்ளிட வேண்டும். இந்த எண்ணிக்கைகள் பதிவேற்றப்பட்ட Excel கோப்புகளில் உள்ள பதிவுகளுடன் சரியாகப் பொருந்த வேண்டும்.
- விநியோகஸ்தர் அங்கீகாரம்: விநியோகஸ்தர்கள் (வரிசை 2-ல் குறிப்பிடப்பட்டிருந்தால்) இந்த கொள்முதலுக்கான தங்கள் அதிகாரத்தைக் குறிப்பிடும் அசல் பதிப்பாளரிடமிருந்து பெற்ற செல்லுபடியாகும் அங்கீகாரக் கடிதம்/ஒப்பந்தத்தின் தெளிவான நகலையும் சமர்ப்பிக்க வேண்டும். இந்த ஆவணம் GST/PAN பதிவேற்றத்துடன் (வரிசை 5) இணைக்கப்பட வேண்டும்.
பகுதி C: நேரடியாக புத்தக சமர்ப்பிப்பு மற்றும் ஆய்வு
- சமர்ப்பிப்பு காலக்கெடு மற்றும் முகவரி: பதிவேற்றப்பட்ட Excel கோப்புகளில் பட்டியலிடப்பட்ட புத்தகங்களின் ஒரே ஒரு பிரதி மட்டும், 29.12.2025 முதல் 06.01.2026 வரை மாலை 5.00 மணிக்குள்
முதன்மை நூலகர் மற்றும் தகவல் அலுவலர், அண்ணா நூற்றாண்டு நூலகம், கோட்டூர்புரம், சென்னை - 600 085
என்ற முகவரிக்கு நேரில் அல்லது அஞ்சல் மூலம் சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும். - பட்டியலிடப்படாத புத்தகங்களுக்கு அனுமதியில்லை: இணையவழியில் (Google Form) சமர்ப்பிக்கப்பட்ட பட்டியலில் குறிப்பிடப்படாத புத்தகங்கள் ஆய்வுக்காக ஏற்கப்பட மாட்டாது.
- சமர்ப்பிப்புக் கட்டணம்: மாதிரி புத்தகங்களைச் சமர்ப்பிப்பதற்கான போக்குவரத்து மற்றும் அஞ்சல் கட்டணங்களை முழுவதும் பதிப்பாளர்/விற்பனையாளரே ஏற்க வேண்டும்.
- திரும்பப் பெற முடியாத மாதிரிகள்: பரிசீலனைக்காகப் பெறப்பட்ட மாதிரி புத்தகங்கள், அவை தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டாலும் இல்லாவிட்டாலும், பதிப்பாளர்கள்/விநியோகஸ்தர்களுக்கு திருப்பித் தரப்பட மாட்டாது.
பகுதி D: புத்தகத்தின் தரம் மற்றும் விவரக்குறிப்புகள்
- விலை முத்திரை: புத்தகத்தின் விலை பதிப்பாளரால் புத்தகத்தில் தெளிவாகவும், நிரந்தரமாகவும், அழியாத வகையிலும் அச்சிடப்பட்டிருக்க வேண்டும். ரப்பர் ஸ்டாம்ப்கள், ஒட்டப்பட்ட காகித சீட்டுகள் அல்லது கையால் எழுதப்பட்ட விலைகளைக் கொண்ட புத்தகங்கள் ஏற்கப்பட மாட்டாது.
- காகிதத் தரம்: தரமான காகிதத்தில் (குறைந்தது 80 GSM மேப்லித்தோ அல்லது அதற்கு சமமான) அச்சிடப்பட்ட புத்தகங்கள் மட்டுமே தேர்வுக்காகப் பரிசீலிக்கப்படும். நியூஸ்பிரிண்ட் அல்லது தரமற்ற காகிதத்தில் அச்சிடப்பட்ட புத்தகங்கள் நிராகரிக்கப்படும்.
- பைண்டிங் மற்றும் அச்சுத் தரம்: பின்வரும் வகைப் புத்தகங்கள் பரிசீலனைக்கு கண்டிப்பாக ஏற்கப்பட மாட்டாது:
- பின்-பவுண்ட் (Pin-bound) செய்யப்பட்ட புத்தகங்கள் (சரியான/கேஸ் பைண்டிங் செய்யப்பட்டிருக்க வேண்டும்).
- போட்டோ நகல்கள், அங்கீகரிக்கப்படாத மறுபதிப்புகள் அல்லது மோசமான தரத்துடன் கூடிய டி.டி.பி (DTP) புத்தகங்கள்.
- அதிகப்படியான வரி இடைவெளியுடன் அச்சிடப்பட்ட புத்தகங்கள் அல்லது அச்சுப் பிழைகள்/குறைபாடுகளுடன் கூடிய பக்கங்களைக் கொண்டவை.
- தலைப்புப் பக்கங்கள் அல்லது அட்டைகள் ஒட்டப்பட்ட புத்தகங்கள்.
- மாற்றப்பட்ட, சேதப்படுத்தப்பட்ட அல்லது புனையப்பட்ட வெளியீட்டு ஆண்டைக் கொண்ட புத்தகங்கள்.
- பதிப்பு மற்றும் உள்ளடக்கம்: சமர்ப்பிக்கப்பட்ட புத்தகங்கள் சமீபத்திய பதிப்பாகவோ அல்லது மறுபதிப்பாகவோ இருக்க வேண்டும். வெளியீட்டு தேதி தெளிவாகக் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.
- உள்ளடக்கத்தின் அசல் தன்மை: புத்தகமானது ஆசிரியர்/பதிப்பாளரின் அசல் அறிவுசார் சொத்து என்றும், மற்ற ஆதாரங்களில் (புத்தகங்கள், இதழ்கள், வலைத்தளங்கள் போன்றவை) இருந்து அங்கீகரிக்கப்படாத மறுஉருவாக்கம், திருட்டு அல்லது பதிப்புரிமை மீறல் இல்லாமல் இருப்பதாகவும் பதிப்பாளர் உறுதியளிக்க வேண்டும்.
பகுதி E: புத்தகத் தேர்வு, விலை நிர்ணயம் மற்றும் இறுதி அதிகாரம்
- தேர்வு/நிராகரிப்பதற்கான அதிகாரம்: புத்தகப் பரிந்துரைக் குழு, தேர்வுக் குழு மற்றும் உயர்நிலைக் குழு ஆகியவை எந்தவொரு காரணத்தையும் குறிப்பிடாமல் எந்தப் புத்தகத்தையும் தேர்ந்தெடுக்கவோ அல்லது நிராகரிக்கவோ முழு மற்றும் இறுதி அதிகாரத்தைக் கொண்டுள்ளன.
- விலை நிர்ணயம் மற்றும் தள்ளுபடிகள்: பதிப்பாளர்கள் தாங்கள் வழங்கும் நிலையான நிறுவன தள்ளுபடியை பரிந்துரைக்கப்பட்ட Excel வடிவத்தில் குறிப்பிட வேண்டும். இறுதிக் கொள்முதல் விலையானது, விலை நிர்ணயக் குழுவால் இறுதி செய்யப்படும். இது புத்தகம் அச்சிடப்பட்ட விலையில், ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட தள்ளுபடியைப் பயன்படுத்திய பிறகு கணக்கிடப்படும்.
- கொள்முதல் ஆணை மற்றும் அளவு: தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட புத்தகங்களுக்கு மட்டுமே கொள்முதல் ஆணை (P.O.) வழங்கப்படும். நூலகங்களின் தேவை மற்றும் நிதியின் அடிப்படையில், தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட புத்தகங்களின் தேவையான எண்ணிக்கையை மட்டுமே கொள்முதல் செய்யப்படும்.
- இறுதி முடிவு: புத்தகத் தேர்வு, கொள்முதல் எண்ணிக்கை மற்றும் வழிகாட்டுதல்களைப் பின்பற்றுவது தொடர்பான உயர்நிலைக் குழுவின் முடிவே இறுதியானது மற்றும் கட்டுப்படுத்தக் கூடியது.
- பணம் செலுத்துதல் விதிமுறைகள்: புத்தகங்கள் வெற்றிகரமாக விநியோகிக்கப்பட்டு, ஆய்வு செய்யப்பட்டு, முறையாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட பிறகு, மற்றும் சரியான விலைப்பட்டியல் (Invoice) சமர்ப்பிக்கப்பட்ட பிறகு, வழங்கப்பட்ட வங்கிக் கணக்கிற்கு (வரிசை 12) மின்னணு நிதிப் பரிமாற்றம் (EFT) மூலம் பணம் செலுத்தப்படும்.
- வழிகாட்டுதல்களை மாற்றியமைக்கும் உரிமை: கொள்முதல் செயல்முறையின் எந்த நிலையிலும் மேலே உள்ள வழிகாட்டுதல்கள் மற்றும் நிபந்தனைகளில் மாற்றங்கள், சேர்த்தல்கள் அல்லது விலக்குகளைச் செய்ய உயர்நிலைக் குழு முழு அதிகாரத்தையும் கொண்டுள்ளது.
- குறை தீர்ப்பு/தொடர்பு: இந்த கொள்முதல் தொடர்பான மேலதிக விவரங்கள் அல்லது தெளிவுபடுத்தலுக்கு, அலுவலக நேரத்தில் 044-22201177 என்ற தொலைபேசி எண்ணில் தொடர்பு கொள்ளவும்.
Book Procurement for Special Libraries
Terms and Conditions for submitting the books for newly constructed Special Libraries
Note: These terms and conditions govern the submission of book lists and sample copies by Publishers and Distributors. Submission implies full acceptance of all conditions herein.
PART A: Online Submission & Documentation (Mandatory)
- Mandatory Submission : All book lists and supporting documentation must be submitted exclusively through the official Google Form provided by the Directorate of Public Libraries.
- Firm Identification (Fields 1-4): The submitting firm must accurately provide the Name of the Firm (Field 1), select the Nature of Firm (Field 2) (Publisher, Distributor, or Both), Address (Field 3), and Contact No (Field 4). All fields marked with an asterisk (*) are mandatory.
- Self-Declaration (Field 11 - Mandatory): The firm must download the Self Declaration Document provided in the Google Form, ensure it is signed by an authorized representative and has the Publisher/Firm Seal affixed, and then upload it as a single PDF file.
- Tax Compliance Document (Field 5 - Mandatory): A clear copy of the GST Registration Certificate or PAN Card must be uploaded as a single PDF file.
- File Naming Convention (Fields 5 & 12): The file must be named strictly as PublisherName_PAN or PublisherName_GST (e.g., bosspublication_PAN or bosspublication_GST).
- Bank Account Details (Field 12 - Mandatory): A clear copy of the Bank Passbook Front Page must be uploaded as a single PDF file for future EFT. The file naming convention specified in Condition 4 must be followed.
PART B: Book List Submission Requirements
- List Format Mandate: Book lists for both English and Tamil must be submitted only using the respective Excel Format template downloaded from the Google Form.
- List Content Specification: All 12 Fields in the downloaded Excel template must be accurately and completely filled for every title.
- Formatting Standard: All entries All entries in the Excel sheet must strictly be in Tamil using a Unicode font and in English using the Arial font, with a font size of 12 points. Failure to follow this format may result in the rejection of the list.
- English/Tamil List Upload (Fields 6 & 7): The completed book lists must be uploaded as separate Excel format files (.xls or .xlsx).
- File Naming: Files must be named strictly as publishername_Englishbooks and publishername_Tamilbooks respectively (e.g., bosspublication_Englishbooks.xls).
- Title Count Declaration (Fields 8, 9, 10 - Mandatory): The firm must accurately enter the Total Number of Titles submitted in Tamil (Field 8), English (Field 9), and the Grand Total (Field 10). These counts must exactly match the entries in the uploaded Excel files.
- Distributor Authorization: Distributors (as specified in Field 2) must also submit a clear copy of the valid Authorization Letter/Agreement from the original publisher, indicating their authority for this procurement. This document must accompany the GST/PAN upload (Field 5).
PART C: Physical Book Submission and Inspection
- Submission Timeline & Address: Only one copy of the books listed in the uploaded Excel files must be submitted in person or by post to the Chief Librarian and Information Officer, Anna Centenary Library, Kotturpuram, Chennai - 600 085 between 29.12.2025 and 06.01.2026 by 5:00 PM.
- No Unlisted Books: Books not mentioned in the submitted online list will not be accepted for review.
- Cost of Submission: Transportation and postal charges for the submission of sample books shall be borne entirely by the publisher/seller.
- Non-Returnable Samples: The sample books received for consideration will not be returned to the publishers/distributors, irrespective of selection.
PART D: Book Quality and Specifications
- Price Stamping: The price of the book must be clearly, permanently, and indelibly printed on the book by the publisher. Books with prices fixed using rubber stamps, pasted paper slips, or handwritten prices will not be accepted.
- Paper Quality: Only books printed on quality paper (minimum 80 GSM maplitho or equivalent) will be considered for selection. Books printed on newsprint or substandard paper will be rejected.
- Binding and Print Quality: The following types of books will be strictly not accepted for consideration:
- Books that are pin-bound (must be perfect/case bound).
- Photocopies, unauthorized reprints, or DTP (Desktop Published) books with poor quality.
- Books printed with excessive line spacing or pages with printing errors/omissions.
- Books with pasted-on title pages or covers.
- Books with modified, tampered, or fabricated publication years.
- Edition and Content: The books submitted must be the latest edition or reprint. The publication date must be clearly indicated.
- Content Originality: The publisher warrants that the book is the original intellectual property of the author/publisher and is free from any plagiarism, copyright infringement, or unauthorized reproduction of content from other sources (books, periodicals, websites, etc.).
PART E: Selection, Pricing, and Final Authority
- Authority to Select/Reject: The Book Recommendation Committee, Selection Committee, and High-Level Committee have the full and final authority to select or reject any book without assigning any reason.
- Pricing and Discounts: Publishers must specify the standard institutional discount they offer in the prescribed Excel format. The final purchase price will be calculated after applying the agreed-upon discount to the original printed price, as finalized by the Price Negotiation Committee.
- Purchase Order & Quantity: A Book Purchase Order (P.O.) will be issued only for the books selected. ACL will purchase only the required number of copies of the selected books, depending on the budget and the needs of the libraries.
- Final Decision: The decision of the High-Level Committee regarding book selection, final quantities, and adherence to the guidelines shall be final and binding.
- Payment Terms: Payment will be made through Electronic Fund Transfer (EFT) to the bank account provided (Field 12) after the successful delivery, inspection, and formal acceptance of the books at the designated location(s) and submission of the correct invoice.
- Right to Alter Guidelines: The High-Level Committee reserves the full authority to make changes, additions, or exceptions to the above guidelines and conditions at any stage of the procurement process.
- Grievance/Contact: For further details or clarifications related to this procurement, please contact the telephone number 044-22201177 during office hours.